Dossier de location : les pièces que le bailleur peut demander au candidat et au garant

Une liste fixée par décret, et rien au-delà

Ce que vous pouvez demander à un candidat ne relève pas de votre appréciation. L'article 22-2 de la loi du 6 juillet 1989 le dit dès sa première phrase :

La liste des pièces justificatives pouvant être exigées du candidat à la location ou de sa caution par le bailleur, préalablement à l'établissement du contrat de location, est définie par décret en Conseil d'Etat, pris après avis de la Commission nationale de concertation.

Ce décret est le n° 2015-1437 du 5 novembre 2015. Son annexe I vise le candidat, son annexe II la caution. Ce qui figure dans ces annexes peut être exigé ; le reste ne le peut pas.

La règle vaut en location vide, en meublé (l'article 25-3 rend l'article 22-2 applicable) et en bail mobilité (article 25-12).

Les pièces du candidat : quatre familles

L'annexe I organise la liste en quatre rubriques. Le décret fixe le nombre de pièces par rubrique.

A. L'identité : une pièce en cours de validité, avec photo. Carte nationale d'identité française ou étrangère, passeport français ou étranger, permis de conduire français ou étranger, ou document justifiant du droit au séjour d'un candidat étranger (carte de séjour temporaire, carte de résident, carte de ressortissant de l'Union européenne ou de l'Espace économique européen).

B. Le domicile : une seule pièce. Au choix :

• les trois dernières quittances de loyer ou, à défaut, une attestation du précédent bailleur indiquant que le locataire est à jour de ses loyers et charges ;
• une attestation d'élection de domicile auprès d'un organisme agréé ;
• une attestation sur l'honneur de l'hébergeant ;
• le dernier avis de taxe foncière ou, à défaut, le titre de propriété de la résidence principale.

C. L'activité professionnelle : un ou plusieurs documents. Contrat de travail ou de stage, ou attestation de l'employeur précisant l'emploi, la rémunération proposée, la date d'entrée en fonctions et la durée de la période d'essai ; extrait K ou K bis de moins de trois mois ; fiche d'immatriculation au Registre national des entreprises de moins de trois mois pour un artisan ; certificat d'identification de l'INSEE pour un indépendant ; carte professionnelle pour une profession libérale ; toute pièce récente pour les autres professionnels ; carte d'étudiant ou certificat de scolarité de l'année en cours.

D. Les ressources : un ou plusieurs documents. Au choix :

• le dernier ou l'avant-dernier avis d'imposition ou de non-imposition (ou son équivalent étranger) ;
• les trois derniers bulletins de salaire ;
• un justificatif d'indemnités de stage ;
• les deux derniers bilans ou une attestation d'un comptable, pour un non-salarié ;
• un justificatif de pensions, retraites, prestations sociales et familiales ou allocations des trois derniers mois ;
• une simulation d'aide au logement ;
• un avis d'attribution de bourse ;
• un titre de propriété ou le dernier avis de taxe foncière ;
• un justificatif de revenus fonciers, de rentes viagères ou de revenus de capitaux mobiliers.

Le III de l'article 1er du décret ajoute des règles de forme : les pièces peuvent être des copies, elles sont rédigées ou traduites en français, avec des montants convertis en euros, et vous pouvez demander à voir les originaux.

Ce que vous ne pouvez pas demander

Dans sa version en vigueur, l'article 22-2 ne dresse plus de liste de documents interdits : il renvoie à la liste autorisée du décret. Tout ce qui n'y figure pas est donc hors du champ. Quelques demandes reviennent souvent et sortent de la liste :

• un relevé de compte bancaire ou une attestation de bonne tenue de compte ;
• une photo d'identité distincte de la pièce d'identité ;
• la carte Vitale ou tout document médical ;
• un extrait de casier judiciaire ;
• un contrat de mariage, un jugement de divorce ou tout justificatif de situation familiale ;
• plus d'une pièce de domicile, puisque le décret dit « une seule ».

Contrairement à ce qu'on lit souvent, l'attestation du précédent bailleur est autorisée, mais seulement à défaut des trois dernières quittances, et pour attester que le candidat est à jour de ses loyers et charges.

Le même article 22-2 pose une seconde interdiction :

En préalable à l'établissement du contrat de location, le bailleur ne peut imposer la cosignature d'un ascendant ou d'un descendant du candidat à la location.

Vous ne pouvez pas faire de la signature du bail par un parent ou un enfant du candidat une condition. Un parent peut en revanche se porter caution, avec l'acte de cautionnement prévu pour cela.

La sanction. Les manquements à l'article 22-2 sont punis d'une amende administrative prononcée par le préfet, jusqu'à 3 000 € pour une personne physique et 15 000 € pour une personne morale. Elle est proportionnée à la gravité des faits et ne peut plus être prononcée plus d'un an après leur constatation.

Si un candidat vous envoie spontanément plus que la liste, ne conservez pas l'excédent. Renvoyez ou supprimez les pièces en trop : vous n'avez pas à garder des données que vous ne pouviez pas demander. Notre article sur l'organisation des documents de vos locataires précise aussi les durées de conservation.

Le garant : ce que vous pouvez lui demander

L'annexe II fixe la liste pour la caution. Elle suit la même architecture, avec des différences :

• identité : carte d'identité, passeport ou permis de conduire, en cours de validité et avec photo ;
• domicile : une seule pièce, cette fois parmi la dernière quittance de loyer, une facture d'eau, de gaz ou d'électricité de moins de trois mois, une attestation d'assurance logement de moins de trois mois, ou le dernier avis de taxe foncière ou le titre de propriété ;
• activité : les mêmes types de documents que pour le candidat, hors carte d'étudiant ;
• ressources : dernier avis d'imposition, titre de propriété ou dernier avis de taxe foncière, trois derniers bulletins de salaire, deux derniers bilans pour un non-salarié, justificatifs de pensions ou prestations, justificatifs de revenus fonciers ou de capitaux.

Pour une caution personne morale, deux justificatifs : d'une part un extrait K bis original de moins de trois mois, ou les statuts, ou toute pièce établissant son existence légale ; d'autre part un justificatif d'identité de son représentant.

Trois règles de l'article 22-1 de la loi du 6 juillet 1989 encadrent le choix du garant :

• vous ne pouvez pas cumuler une caution et une assurance ou autre garantie des obligations locatives que vous avez souscrite, sauf si le logement est loué à un étudiant ou à un apprenti, sous peine de nullité du cautionnement ;
• vous ne pouvez pas refuser une caution au motif qu'elle n'a pas la nationalité française ou qu'elle ne réside pas en métropole ;
• l'acte de cautionnement d'une personne physique obéit à des formalités prescrites à peine de nullité : montant du loyer et conditions de révision, reproduction de l'avant-dernier alinéa de l'article 22-1 (la résiliation d'un cautionnement à durée indéterminée), mention prévue par l'article 2297 du Code civil, remise d'un exemplaire du bail.

Le détail de l'acte, la caution solidaire et la garantie Visale sont traités dans notre article sur la caution, le garant et Visale.

Choisir sans discriminer

L'article 1er de la loi du 6 juillet 1989 pose le principe :

Aucune personne ne peut se voir refuser la location d'un logement pour un motif discriminatoire défini à l'article 225-1 du code pénal.

Ces motifs comprennent notamment l'origine, le sexe, la situation de famille, l'état de santé ou l'âge. Le texte organise aussi la preuve d'une façon qui pèse sur le bailleur : le candidat écarté présente des éléments de fait laissant supposer une discrimination, et c'est alors à vous de prouver que votre décision est justifiée.

La bonne pratique en découle :

• fixez vos critères avant les visites et appliquez-les à tous : un niveau de ressources rapporté au loyer, une garantie, une date d'entrée ;
• notez par écrit pourquoi chaque dossier a été retenu ou écarté ;
• demandez la même liste à chacun, ni plus, ni moins.

Un niveau de revenus minimal n'est fixé par aucun texte. Beaucoup de bailleurs se réfèrent à un loyer charges comprises qui représente environ un tiers des revenus nets du foyer. C'est un usage, que vous pouvez adapter, à condition de l'appliquer de la même façon à tous les candidats.

Ce que vous devez au candidat

Vous devez aussi au candidat deux informations (article 3-3 de la loi du 6 juillet 1989) : le diagnostic de performance énergétique, tenu à sa disposition, et, dans les zones exposées à des risques naturels ou technologiques, l'état des risques, remis dès la première visite. Ce qui doit figurer dès l'annonce est détaillé dans notre article sur les mentions obligatoires d'une annonce.

Vérifier un dossier sans en demander plus

La liste est fermée, mais rien ne vous empêche de contrôler la cohérence de ce que vous recevez :

1. le nom et l'adresse sont-ils les mêmes d'une pièce à l'autre ?
2. le net des bulletins de salaire correspond-il, sur l'année, au revenu de l'avis d'imposition ?
3. l'employeur indiqué sur le contrat de travail est-il celui des bulletins ?
4. les dates sont-elles plausibles (période d'essai, ancienneté, validité de la pièce d'identité) ?

Un dossier dont les pièces se contredisent peut être refusé pour ce motif, sans demander d'autres pièces.

Du dossier au bail

Le modèle « Caution solidaire », parmi les modèles de baux et contrats de location, prépare l'acte que le garant signera. Pour les visites, le modèle « Organisation visites (relocation) » se trouve dans les modèles de congés et fin de bail. Le dossier retenu, rangez-le avec le bail : les modèles de gestion courante couvrent la suite, de l'attestation d'assurance à la correspondance avec le locataire.

Questions fréquentes

Puis-je demander les trois derniers relevés de compte ? Non. Les relevés bancaires ne figurent pas dans l'annexe I du décret n° 2015-1437. Pour les ressources, vous disposez des bulletins de salaire, de l'avis d'imposition et des autres justificatifs de la liste.

Le candidat refuse de fournir son avis d'imposition. Puis-je insister ? Vous pouvez le demander : il figure à l'annexe I du décret n° 2015-1437. La rubrique des ressources admet « un ou plusieurs documents » de la liste : si le candidat en propose d'autres, bulletins de salaire ou justificatifs de pensions par exemple, vous pouvez étudier son dossier avec, ou ne pas le retenir. Dans les deux cas, tenez la même ligne pour tous les candidats.

Puis-je exiger un garant en plus d'une assurance loyers impayés ? Non, sauf si le logement est loué à un étudiant ou à un apprenti. L'article 22-1 de la loi du 6 juillet 1989 frappe de nullité le cautionnement demandé par un bailleur qui a souscrit une telle garantie.

Un candidat étranger peut-il fournir des documents dans sa langue ? Il doit les fournir rédigés ou traduits en français, avec des montants convertis en euros (article 1er du décret n° 2015-1437). Son avis d'imposition étranger est accepté à ce titre.

Combien de temps garder les dossiers des candidats non retenus ? Ce sont des données personnelles. La CNIL recommande de ne pas les conserver au-delà de ce qui est nécessaire ; notre article sur l'organisation des documents locataires détaille les durées qu'elle cite.