Avis d'échéance : un appel au paiement
L'avis d'échéance est un document que le bailleur adresse au locataire avant la date de paiement du loyer. Il rappelle le montant dû (loyer et provisions pour charges), la période concernée et la date d'échéance. C'est un appel de loyer : il invite à payer, il ne prouve pas le paiement.
Contrairement à la quittance, l'avis d'échéance n'est pas obligatoire. Mais il est très utile : il limite les oublis, fluidifie l'encaissement et garde une trace de la demande de paiement.
Avis d'échéance ou quittance : ne pas confondre
C'est la confusion la plus courante :
- L'avis d'échéance est envoyé avant le paiement : c'est une demande.
- La quittance de loyer est remise après le paiement : c'est la preuve que le loyer a été réglé.
La quittance est encadrée par la loi : l'article 21 de la loi du 6 juillet 1989 oblige le bailleur à la transmettre gratuitement au locataire qui en fait la demande.
Les mentions d'un avis d'échéance
Un avis d'échéance clair contient :
- l'identité du bailleur et du locataire ;
- l'adresse du logement loué ;
- la période concernée (le mois) ;
- le détail : loyer hors charges et provisions pour charges, séparés ;
- le montant total dû ;
- la date d'échéance et les modalités de paiement.
Comme la quittance, qui est gratuite par la loi, l'avis d'échéance n'a pas à être facturé au locataire.
Automatiser avis d'échéance et quittances
Émettre chaque mois un avis d'échéance, puis la quittance une fois le loyer encaissé, est répétitif. Un outil de gestion locative peut générer automatiquement l'avis d'échéance en début de période et la quittance après paiement, avec le détail loyer/charges déjà rempli : moins d'erreurs, plus d'oublis évités.
