Avis d'échéance : un appel de loyer, avant le paiement
L'avis d'échéance est le document que le bailleur adresse au locataire avant la date de paiement du loyer. Il annonce le montant dû (loyer et provisions pour charges), la période concernée et la date d'échéance. On l'appelle aussi appel de loyer : les deux expressions désignent le même document. Il invite à payer, il ne prouve rien du paiement.
Il sert à trois choses : rappeler au locataire ce qu'il doit et quand, lui donner le détail du montant (utile après une révision de loyer ou une régularisation de charges), et laisser au bailleur une trace écrite de chaque somme appelée.
L'avis d'échéance est-il obligatoire ?
Non. La loi du 6 juillet 1989 n'oblige pas le bailleur à envoyer un avis d'échéance : le locataire doit payer le loyer aux termes convenus dans le bail, qu'il ait reçu un appel ou non (article 7 de la loi du 6 juillet 1989). Un bailleur peut donc s'en passer, et le locataire ne peut pas invoquer son absence pour retarder un paiement.
La loi le mentionne pourtant à trois reprises, ce qui montre qu'elle le tient pour l'outil normal de l'appel de loyer :
- l'article 21 de la loi du 6 juillet 1989 interdit de facturer sa gestion au locataire : « Aucuns frais liés à la gestion de l'avis d'échéance ou de la quittance ne peuvent être facturés au locataire. » ;
- l'article 7 de la loi du 6 juillet 1989 prévoit que la prime d'une assurance souscrite par le bailleur pour le compte d'un locataire non assuré est récupérée par douzième et « inscrit sur l'avis d'échéance » ;
- l'article 23-1 de la loi du 6 juillet 1989 prévoit de même que la contribution du locataire au partage des économies de charge après travaux d'économie d'énergie est inscrite sur l'avis d'échéance.
Avis d'échéance, appel de loyer, quittance : deux documents, pas trois
| Avis d'échéance (appel de loyer) | Quittance de loyer | |
|---|---|---|
| Moment | Avant le paiement | Après le paiement complet |
| Rôle | Demander la somme due | Prouver que le loyer est réglé |
| Obligation | Aucune | Due au locataire qui la demande |
| Coût pour le locataire | Gratuit | Gratuite |
À quoi sert une quittance de loyer ? À prouver que le loyer d'une période a été payé. L'article 21 de la loi du 6 juillet 1989 oblige le bailleur à la transmettre gratuitement au locataire qui en fait la demande, avec le détail des sommes versées en distinguant le loyer et les charges. Elle ne peut être envoyée sous forme dématérialisée qu'avec l'accord exprès du locataire. Si le locataire ne paie qu'une partie, le bailleur lui doit un reçu, pas une quittance. Le détail est dans notre guide sur la quittance de loyer.
Un même document ne peut donc pas faire les deux : l'un appelle le paiement, l'autre le constate.
Les mentions d'un avis d'échéance
Aucun texte ne fixe le contenu d'un avis d'échéance. Pour qu'il soit lisible et qu'il serve de trace en cas de litige, il contient :
- l'identité du bailleur et du ou des locataires ;
- l'adresse du logement loué ;
- la période concernée (le mois, ou le trimestre si le bail prévoit un paiement trimestriel) ;
- le détail du montant : loyer hors charges et provisions pour charges, séparés, comme sur la quittance ;
- les lignes particulières, s'il y en a : complément de loyer, solde d'une régularisation de charges, prime d'assurance pour compte ou contribution pour économies d'énergie ;
- le total à régler ;
- la date d'exigibilité et les modalités de paiement (virement, coordonnées bancaires) ;
- une phrase qui rappelle que l'avis ne vaut pas quittance.
Sur les modalités de paiement, une limite : une clause du bail qui impose le prélèvement automatique comme mode de paiement est réputée non écrite (article 4 de la loi du 6 juillet 1989). L'avis indique le mode convenu, il ne peut pas en imposer un.
Quand et comment l'envoyer ?
L'avis d'échéance part quelques jours avant la date de paiement prévue au bail, à la même date chaque période, pour que le locataire ait le temps de faire son virement. Sa fréquence suit celle du loyer : mensuelle dans la plupart des baux, trimestrielle si le bail le prévoit. Le locataire qui le demande a droit au paiement mensuel (article 7 de la loi du 6 juillet 1989) : l'avis suit alors ce rythme.
Aucune forme n'est imposée : courrier ou e-mail. L'e-mail est le plus simple et garde une trace datée de chaque envoi.
Modèle d'avis d'échéance de loyer
Voici la trame d'un avis d'échéance mensuel, à adapter à votre bail :
Avis d'échéance : loyer du mois de [mois et année]
| Bailleur | [nom, adresse] |
| Locataire | [nom] |
| Logement | [adresse du logement loué] |
| Loyer hors charges | [montant] € |
| Provisions sur charges | [montant] € |
| Total à régler | [montant] € |
| Date d'exigibilité | [date] |
| Mode de règlement | [virement, IBAN] |
Cet avis d'échéance est émis à titre informatif et ne vaut pas quittance. La quittance vous sera adressée à réception de votre règlement.
Pour éviter de le recopier chaque mois, notre modèle gratuit d'avis d'échéance le remplit à partir de vos montants et le produit en PDF.
L'avis d'échéance peut-il servir de justificatif de domicile ?
C'est une demande fréquente des locataires, mais l'avis d'échéance s'y prête mal : il prouve qu'une somme a été demandée, pas qu'elle a été payée. Chaque organisme fixe la liste des pièces qu'il accepte comme justificatif de domicile, c'est elle qu'il faut consulter. Pour un locataire, la pièce liée au logement qui établit le plus de choses est la quittance de loyer, qui atteste le paiement à une adresse donnée. Le bailleur peut aussi lui remettre une attestation de domicile qui certifie qu'il occupe le logement.
Et en cas d'impayé ?
L'avis d'échéance n'est pas une étape obligatoire de la procédure, mais il en facilite chaque étape : il montre ce qui a été appelé, quand et pour quel montant. En cas de retard, la marche habituelle est une relance amiable, puis une mise en demeure par lettre recommandée et, si rien ne bouge, un commandement de payer. Selon l'article 24 de la loi du 6 juillet 1989, ce commandement doit mentionner le montant mensuel du loyer et des charges et le décompte de la dette, et la clause résolutoire du bail ne produit effet que six semaines après un commandement resté infructueux. Les étapes sont détaillées dans notre article sur les loyers impayés.
Les frais de relance ne se répercutent pas sur le locataire : une clause du bail qui lui fait supporter des frais de relance est réputée non écrite (article 4 de la loi du 6 juillet 1989).
Le cas du loyer commercial soumis à TVA
Sur un local commercial pour lequel vous avez opté pour la TVA, l'avis d'échéance ne suffit plus : il doit porter les mentions d'une facture, et il entre dans le champ de la facturation électronique, qui passe par une plateforme agréée. Le calendrier dépend de la taille de votre entreprise :
- Recevoir des factures électroniques s'impose à toutes les entreprises depuis le 1ᵉʳ septembre 2026, quelle que soit leur taille, dès lors que leur fournisseur a l'obligation de les émettre sous ce format.
- Émettre ses factures sous format électronique s'impose depuis le 1ᵉʳ septembre 2026 aux grandes entreprises et aux entreprises de taille intermédiaire, et à partir du 1ᵉʳ septembre 2027 aux petites et moyennes entreprises et aux micro-entreprises.
Un bailleur de quelques locaux relève en général de la seconde date pour l'émission de ses factures de loyer. Le détail et les mentions sont dans notre article sur la facturation électronique des loyers commerciaux.
Automatiser avis d'échéance et quittances
Émettre chaque mois un avis d'échéance, puis la quittance une fois le loyer encaissé, est répétitif et source d'erreurs dès que le loyer change. Dans adProprio, l'envoi automatique s'active locataire par locataire : l'avis d'échéance part par e-mail 5 jours avant la date d'exigibilité calculée depuis le bail, avec le détail loyer et charges déjà rempli, et la quittance part une fois le loyer marqué payé. C'est gratuit pour 1 bien.
Questions fréquentes
Le locataire peut-il exiger un avis d'échéance ? Non. Seule la quittance est un droit du locataire qui la demande (article 21 de la loi du 6 juillet 1989). L'avis d'échéance relève de la bonne gestion.
Faut-il l'accord du locataire pour envoyer l'avis d'échéance par e-mail ? La loi du 6 juillet 1989 n'exige l'accord exprès du locataire que pour la quittance dématérialisée (article 21). Pour l'avis d'échéance, aucune forme n'est imposée.
