Le décret n°87-713 : la seule référence qui compte
Le fondement juridique des charges récupérables est l'article 23 de la loi n°89-462 du 6 juillet 1989 : les charges locatives sont exigibles « en contrepartie des services rendus liés à l'usage des différents éléments de la chose louée, des dépenses d'entretien courant et des menues réparations sur les éléments d'usage commun, ainsi que des impositions qui correspondent à des services dont le locataire profite directement ».
La liste précise de ces charges est fixée en annexe du décret n°87-713 du 26 août 1987. Cette liste est limitative : seules les dépenses qui y figurent peuvent être récupérées. Toute clause du bail prévoyant la récupération d'une charge absente du décret est réputée non écrite (article 4 de la loi du 6 juillet 1989).
Attention à ne pas confondre avec le décret n°87-712 de la même date, qui concerne les réparations locatives -- un sujet connexe mais distinct.
Structure du décret
L'annexe du décret 87-713 s'organise en huit catégories :
- Ascenseurs et monte-charge
- Eau froide, eau chaude et chauffage collectif des locaux privatifs et des parties communes
- Installations individuelles (chauffage et eau chaude)
- Parties communes intérieures au bâtiment
- Espaces extérieurs
- Hygiène (ordures ménagères, fosses d'aisance)
- Équipements divers (ventilation mécanique, interphone, digicode)
- Impositions et redevances
Chaque catégorie distingue les dépenses d'exploitation, d'entretien courant et de menues réparations. Tout ce qui relève du remplacement d'équipements, des gros travaux ou de l'amélioration est exclu.
Catégorie par catégorie : ce qui passe et ce qui ne passe pas
Ascenseur et monte-charge
Récupérable :
- Électricité de fonctionnement
- Contrat d'entretien courant (visite technique, graissage, réglage)
- Menues réparations : boutons d'appel, éclairage de cabine, fermeture des portes palières
- Fournitures d'entretien : produits de nettoyage, ampoules de la cabine
Non récupérable :
- Remplacement de la cabine, du moteur ou des câbles
- Mise en conformité réglementaire (contrôle technique quinquennal au titre du décret n°2004-964)
- Réparations lourdes (tableau de commande, variateur de fréquence)
Le coût de l'ascenseur est réparti entre les locataires selon les tantièmes de charges définis dans le règlement de copropriété. Un locataire au rez-de-chaussée peut en être exonéré si le règlement le prévoit.
Eau froide et eau chaude
Récupérable :
- Consommation d'eau froide et d'eau chaude (compteurs individuels ou répartition au tantième)
- Redevance d'assainissement collectif
- Entretien courant des compteurs et robinetterie
- Produits de traitement de l'eau (anticalcaire, anticorrosion)
Non récupérable :
- Remplacement de compteurs
- Réparation des canalisations
- Travaux sur le réseau de distribution
Compteurs individuels vs collectifs : quand l'immeuble dispose de compteurs individuels, la répartition est simple -- chacun paie sa consommation. En l'absence de compteurs individuels, la répartition se fait aux tantièmes ou selon une clé définie par le règlement de copropriété. L'installation de compteurs individuels d'eau froide est obligatoire dans les immeubles neufs depuis le 1er novembre 2007 (article L. 135-1 du Code de la construction et de l'habitation).
Chauffage collectif et production d'eau chaude sanitaire
Récupérable :
- Combustible ou énergie (gaz, fioul, réseau de chaleur)
- Exploitation et entretien courant de la chaufferie : conduit de fumée, ramonage, traitement d'eau, électricité des auxiliaires
- Relevé des compteurs de chaleur (individuels ou répartiteurs)
- Fourniture d'énergie calorifique en cas de raccordement à un réseau de chaleur
Non récupérable :
- Remplacement de la chaudière collective
- Mise en conformité, calorifugeage du réseau
- Remplacement des radiateurs dans les parties communes
La répartition se fait selon les relevés de compteurs individuels de chaleur ou, à défaut, au prorata des tantièmes de chauffage. Depuis le décret n°2019-496 du 22 mai 2019, l'individualisation des frais de chauffage est obligatoire dans les immeubles collectifs dotés d'un chauffage commun, sous réserve de faisabilité technique.
Parties communes intérieures
Récupérable :
- Électricité des couloirs, escaliers, halls, caves, parkings
- Fournitures d'entretien : ampoules, fusibles, produits de nettoyage
- Nettoyage effectué par un prestataire externe ou le gardien
- Menues réparations des interrupteurs, minuteries, serrures
- Entretien de la VMC (ventilation mécanique contrôlée) : nettoyage des bouches, remplacement de filtres
Non récupérable :
- Remplacement de la VMC
- Réfection de la cage d'escalier (peinture, revêtement de sol)
- Remplacement de la porte d'entrée de l'immeuble
Espaces extérieurs et espaces verts
Récupérable :
- Entretien courant des voies de circulation, aires de stationnement, espaces verts
- Tonte, taille des haies, ramassage des feuilles, désherbage
- Entretien du matériel de jeu pour enfants (resserrage, nettoyage)
Non récupérable :
- Plantations nouvelles, aménagement paysager
- Remplacement d'arbres, de clôtures
- Réfection des voies d'accès
Gardien, concierge ou employé d'immeuble
C'est la catégorie qui génère le plus de litiges. Le décret 87-713 fixe des règles précises :
- Si le gardien assure l'entretien des parties communes ET l'élimination des rejets (poubelles) : 75 % de sa rémunération brute et des charges sociales sont récupérables.
- S'il n'assure qu'une seule de ces deux fonctions : 40 %.
- S'il n'assure ni l'une ni l'autre (gardien uniquement chargé de la surveillance, de la distribution du courrier) : rien n'est récupérable.
Le calcul porte sur le salaire brut + charges patronales, à l'exclusion de tout avantage en nature (logement de fonction). Les éventuelles primes ou 13e mois entrent dans la base de calcul.
Taxes et redevances
Récupérable :
- Taxe d'enlèvement des ordures ménagères (TEOM) : intégralement récupérable. Elle figure sur l'avis de taxe foncière du propriétaire. Le montant exact est indiqué sur une ligne distincte.
- Taxe de balayage : récupérable si elle existe dans la commune.
- Redevance d'assainissement : récupérable.
Non récupérable -- jamais :
- Taxe foncière : c'est un impôt sur la propriété, pas sur l'usage. Toute clause contraire est nulle.
- Contribution sur les revenus locatifs (CRL) : supprimée en 2006, mais certains bailleurs tentent encore.
- Assurance propriétaire non occupant (PNO) : charge du propriétaire. La multirisque habitation du locataire est distincte.
- Honoraires de syndic : à la charge exclusive de la copropriété (et donc du propriétaire), sauf les frais d'envoi de courriers adressés au locataire à la demande du bailleur.
Tableau récapitulatif
| Poste | Récupérable | Non récupérable |
|---|---|---|
| Ascenseur -- électricité, entretien | Oui | |
| Ascenseur -- remplacement cabine/moteur | Oui | |
| Eau froide/chaude -- consommation | Oui | |
| Eau -- remplacement compteurs/canalisations | Oui | |
| Chauffage collectif -- combustible, entretien | Oui | |
| Chauffage -- remplacement chaudière | Oui | |
| Parties communes -- nettoyage, électricité | Oui | |
| Parties communes -- réfection peinture/sol | Oui | |
| Espaces verts -- tonte, taille, entretien | Oui | |
| Espaces verts -- plantations, aménagement | Oui | |
| Gardien -- 75 % (ménage + poubelles) | Oui | |
| Gardien -- logement de fonction | Oui | |
| TEOM | Oui | |
| Taxe de balayage | Oui | |
| Taxe foncière | Oui | |
| Assurance PNO | Oui | |
| Honoraires de syndic | Oui | |
| Frais de gestion locative | Oui | |
| Gros travaux / mise aux normes | Oui |
Provisions pour charges : le mécanisme de régularisation
En location vide : provisions avec régularisation obligatoire
L'article 23 de la loi du 6 juillet 1989 impose un système de provisions mensuelles suivies d'une régularisation annuelle.
Le principe :
- Le bailleur fixe une provision mensuelle basée sur le budget prévisionnel de la copropriété ou sur les résultats de l'exercice précédent.
- En fin d'exercice, il compare le total des provisions perçues aux dépenses réelles.
- Il envoie au locataire un décompte par nature de charges (eau, chauffage, ascenseur, etc.).
- Si les provisions excèdent les dépenses réelles : remboursement du trop-perçu.
- Si les dépenses réelles excèdent les provisions : le bailleur peut réclamer le complément.
Le délai : la régularisation doit intervenir au moins une fois par an. En pratique, elle suit l'approbation des comptes de copropriété en assemblée générale.
Justificatifs : ce que le bailleur doit fournir
Un mois avant la régularisation, le bailleur doit communiquer au locataire :
- Le décompte des charges par nature
- Le mode de répartition entre les logements
- Si le chauffage est collectif : une note d'information sur les modalités de calcul
Pendant 6 mois après l'envoi du décompte, le bailleur doit tenir à disposition du locataire l'ensemble des pièces justificatives : factures d'entretien, relevés de compteurs, décompte du syndic, avis de taxe foncière (pour la TEOM). Le locataire peut venir les consulter -- le bailleur n'est pas tenu de les envoyer, mais il doit permettre la consultation.
Que se passe-t-il si le bailleur ne régularise jamais ?
C'est l'erreur la plus fréquente. Un bailleur qui perçoit des provisions pendant 4 ans sans jamais régulariser s'expose à deux risques :
- Le locataire peut exiger la régularisation rétroactive, et le trop-perçu éventuel devra être remboursé.
- La prescription de 3 ans (article 7-1 de la loi du 6 juillet 1989) s'applique : le bailleur ne peut réclamer un complément de charges que sur les 3 dernières années. Au-delà, c'est prescrit.
Symétriquement, le locataire qui veut contester des charges dispose de 3 ans à compter de la date à laquelle il a eu connaissance du décompte.
Le cas particulier : le forfait de charges en meublé
En location meublée (bail résidence principale, titre I bis de la loi de 1989), le bail peut prévoir soit des provisions avec régularisation (identique au régime de la location vide), soit un forfait de charges.
Le forfait est un montant fixe, défini au bail, qui couvre l'ensemble des charges récupérables. Ses caractéristiques :
- Pas de régularisation annuelle : le montant est acquis au bailleur, qu'il soit supérieur ou inférieur aux dépenses réelles.
- Pas d'obligation de justificatifs : le bailleur n'a pas à fournir de décompte ni à tenir de pièces à disposition.
- Montant révisable : le forfait peut être révisé annuellement dans les mêmes conditions que le loyer (selon l'IRL).
- Fixation raisonnable : le montant doit être « en rapport avec le montant des charges dont le locataire pourrait être redevable » (article 25-10 de la loi du 6 juillet 1989). Un forfait manifestement excessif peut être contesté.
Le forfait est pratique pour les petits logements meublés avec peu de charges collectives. Mais si vos charges réelles dépassent le forfait, vous ne pouvez rien réclamer. Inversement, si elles sont inférieures, vous n'avez rien à rembourser.
Les erreurs qui coûtent cher
1. Récupérer la taxe foncière
La taxe foncière est un impôt dû par le propriétaire au titre de la détention du bien. Elle n'apparaît nulle part dans le décret 87-713. Certains bailleurs la facturent en la noyant dans un poste « taxes et impôts ». Le locataire peut en demander le remboursement sur 3 ans.
2. Récupérer l'assurance PNO
L'assurance propriétaire non occupant protège le bailleur contre les risques liés à son bien. Le locataire a sa propre assurance habitation (obligatoire selon l'article 7 de la loi du 6 juillet 1989). Les deux polices sont distinctes, les deux charges aussi.
3. Facturer des « frais de gestion »
Les honoraires de l'agence immobilière ou du gestionnaire sont à la charge du propriétaire. Ils ne figurent pas dans le décret. Idem pour les frais de relance en cas d'impayé, les frais de rédaction d'avenant, les frais de tenue de compte.
4. Ne jamais régulariser les provisions
Percevoir des provisions sans jamais régulariser est le meilleur moyen de perdre de l'argent. Si vos charges réelles dépassent les provisions, vous ne pouvez réclamer que sur 3 ans. Si elles sont inférieures, le locataire peut exiger le remboursement du trop-perçu sur la même période.
5. Facturer les travaux d'entretien du logement privé
Le décret 87-713 ne couvre que les parties communes et les équipements collectifs. L'entretien d'un chauffe-eau individuel, le remplacement d'un robinet ou le détartrage de la tuyauterie du logement relèvent des réparations locatives (décret 87-712), pas des charges récupérables. Ce sont deux régimes distincts.
La méthode pour ne pas se tromper
Le décret 87-713 est la seule référence. Si une charge n'y figure pas, elle n'est pas récupérable — peu importe ce que dit le bail.
Fixez vos provisions mensuelles sur la base du dernier décompte de copropriété, régularisez chaque année dès réception de l'arrêté des comptes du syndic, et conservez tous les justificatifs au moins 3 ans (durée de prescription). Envoyez le décompte détaillé au locataire avec le mode de répartition et proposez la consultation des pièces — c'est une obligation légale, pas une faveur.
