Le bazar des pièces justificatives (et comment s'en sortir)
CNI, bulletins de salaire, attestation d'assurance… Chaque locataire arrive avec une pile de documents. Voici comment les ranger une bonne fois pour toutes.
Le problème
Vous avez trois locataires. Chacun vous a envoyé 5 à 10 documents au moment de la signature : pièce d'identité, trois bulletins de salaire, avis d'imposition, attestation d'assurance habitation, acte de cautionnement… Multipliez par le nombre de renouvellements et de changements de locataire, et vous vous retrouvez avec des dizaines de fichiers éparpillés entre vos mails, votre bureau et un dossier "à trier" sur votre ordinateur.
Au moment où vous en avez besoin — un litige, un contrôle, une demande de la CAF — vous ne retrouvez rien.
La solution : un classement par locataire et par catégorie
Le coffre-fort numérique d'adProprio organise les documents en catégories claires pour chaque locataire :
- Pièce d'identité — CNI, passeport, titre de séjour
- Bulletins de salaire — les trois derniers, renouvelés à chaque révision
- Avis d'imposition — le dernier avis sur le revenu
- Attestation d'assurance — assurance habitation, à renouveler chaque année
- Acte de cautionnement — Visale, caution solidaire
- Autre — tout le reste
En pratique
Sur la fiche de chaque locataire, vous avez une section "Pièces justificatives". Vous sélectionnez la catégorie, vous uploadez le fichier, c'est stocké. Les formats acceptés : PDF, images (JPG, PNG, WebP), documents Office et texte. Limite de 10 Mo par fichier.
Vous pouvez prévisualiser les PDF et images directement dans l'application, télécharger n'importe quel fichier, et filtrer par catégorie pour retrouver rapidement ce que vous cherchez.
Deux conseils pratiques
1. Demandez l'attestation d'assurance chaque année. Le locataire est obligé de s'assurer (loi du 6 juillet 1989, article 7). Vous avez le droit de lui demander l'attestation une fois par an. Si elle n'arrive pas, vous pouvez souscrire une assurance pour son compte et lui refacturer.
2. Numérisez les documents papier dès réception. Un scan avec votre téléphone suffit. Le jour où vous en aurez besoin, vous serez content de les avoir sous la main.
